Vedtægter
Vedtægter for Museum Fredericia
1. Navn, hjemsted, art og status
Institutionens navn er Den selvejende institution Museum Fredericia (DSI Museum Fredericia)
DSI Museum Fredericia er en selvejende institution med hjemsted i Fredericia Kommune.
DSI Museum Fredericia har adresse på Østervoldgade 18.
2. Formål og ansvarsområde
2.1 DSI Museum Fredericia formål er at drive og forvalte et statsanerkendt museum, der med udgangspunkt i sine ansvarsområder, skal sikre kulturarv i Danmark og udvikle betydningen heraf i samspil med verden omkring os. DSI Museum Fredericia skal i forhold til sit aktivitets- og ansvarsområde følge museumsloven, jf. LBK nr. 358 af 08 april 2014 med senere ændringer, herunder hvad angår adkomst og åbningstider.
2.2 Gennem de indbyrdes forbundne opgaver; indsamling, registrering, bevaring, forskning og formidling skal DSI Museum Fredericia i lokalt, nationalt og globalt perspektiv belyse forandring, variation og kontinuitet i menneskers livsvilkår fra 1650 og frem.
2.3 DSI Museum Fredericia skal aktualisere viden om kulturarv og gøre den tilgængelig og vedkommende ved driften af et fæstningscenter/formidlingscenter.
2.4 DSI Museum Fredericia skal udvikle anvendelse og betydning af kulturarv for borgere og samfund.
2.5 DSI Museum Fredericia skal sikre kulturarv for fremtidens anvendelse.
2.6 DSI Museum Fredericia skal samarbejde med andre museer om opgaverne nævnt i pkt. 2.
2.7 DSI Museum Fredericias geografiske ansvarsområde er Fredericia Kommune.
DSI Museum Fredericias emnemæssige ansvarsområde er Fæstning og Fristad, herunder Treårskrigen 1848-1851 med udgangspunkt i Slaget ved Fredericia 6. juli 1849, foruden kulturhistorie i bred forstand.
DSI Museum Fredericias tidsmæssige ansvarsområde er 1650 og frem.
2.8 Indsamling, registrering, bevaring, forskning og formidling skal finde sted inden for den geografiske tids- og emnemæssige afgrænsning af DSI Museum Fredericias godkendte ansvarsområde.
2.9 DSI Museum Fredericias virksomhed i andre museers geografiske ansvarsområde skal ske i forståelse med disse.
2.10 Genstande/kunstværker/præparater uden forbindelse til DSI Museum Fredericias ansvarsområde skal ikke indlemmes i samlingerne, men søges henvist til et relevant museum.
2.11 DSI Museum Fredericia kan varetage registrering, indsamling, bevaring samt formidling af arkivalier i lokalhistorisk arkiv, dog således, at driftsøkonomien hertil er så adskilt fra museumsdriften, at fx midler DSI Museum Fredericia modtager som statsanerkendt museum ikke går til drift og vedligeholdelse af arkivet.
2.12 DSI Museum Fredericia skal ved et aktivt formidlingsarbejde gøre sin samling og sin viden tilgængelig for alle befolkningsgrupper.
2.13 DSI Museum Fredericia kan samarbejde med dagtilbud, fritidsklubber, offentlige uddannelsesinstitutioner og private uddannelsesinstitutioner, der er tilskudsberettigede fra det offentlige om uddannelse indenfor Museets ansvarsområde.
3. Tilsyn
3.1 DSI Museum Fredericia er under tilsyn af den offentlige hovedtilskudsyder, der som tilsynsførende myndighed fører tilsyn med, at DSI Museum Fredericia forvalter driftstilskud i overensstemmelse med det formål, hvortil det er givet og i øvrigt med, at DSI Museum Fredericia overholder gældende lovgivning samt aftaler indgået med offentlige tilskudsydere.
DSI Museum Fredericia er som følge heraf undtaget fondsloven jf. §1, stk. 4, nr. 6 og stk. 6, i lovbekendtgørelse nr. 2020 af 11.12.2020.
Hovedtilskudsyder skal godkende DSI Museum Fredericias vedtægter, inkl. alle senere ændringer.
3.2 Da DSI Museum Fredericia er et statsanerkendt museum jf. pkt. 2.1, skal DSI Museum Fredericias ansvarsområder såvel som ændringer heri godkendes af Slots- og Kulturstyrelsen.
3.3 DSI Museum Fredericias virksomhed, herunder samlingers konserverings- og registreringsmæssige tilstand og opbevaringsforhold, er undergivet tilsyn af Slots- og Kulturstyrelsen.
3.4 Samlingerne er underlagt revision i henhold til bestemmelserne i museumsloven.
3.5 Tilsynsmyndigheden er berettiget til at få adgang til DSI Museum Fredericias regnskab, vedtægter, strategier og årsberetning, ligesom tilsynsmyndigheden er berettiget til at videregive disse, samt offentliggøre hele eller dele af materialet.
4. Kapital
4.1. DSI Museum Fredericias aktiver ved stiftelsen udgør XXXX i form af aktiver og/eller kontant kapital. Aktiver og/eller kontant kapital er tilvejebragt af Fredericia Kommune, xx, xx og xx.
4.2. DSI Museum Fredericia modtager ikke andre værdier ifm. stiftelsen.
5. DSI Museum Fredericias bestyrelse
5.1 DSI Museum Fredericia øverste ledelse er en bestyrelse, der er ansvarlig for DSI Museum Fredericias drift. Bestyrelsen består af 7-10 medlemmer, der udpeges/vælges i overensstemmelse med pkt. 5.2 og 5.3, således den endelige bestyrelse består af 3 fra Fredericia Kommunes byråd, og 4-7 øvrige medlemmer.
Udpegningen og sammensætning af bestyrelsen, skal altid ske under hensyntagen til lovbekendtgørelse nr. 1147 af 3. juli 2020 med senere ændringer om ligestilling af kvinder og mænd.
5.2 Bestyrelsen skal i sin helhed tilsammen repræsentere en områdefaglig relevant indsigt indenfor museumsdrift, ledelse, kommunikation, jura, økonomi, kommerciel drift og turisme.
Udpegning af den første bestyrelse foretages som følger:
· Borgmesteren i Fredericia Kommune er født medlem af bestyrelsen.
· 1 medlem udpeges af Organisationen af Danske Museer (ODM) blandt danske museumsdirektører.
· 1 medlem udpeges af Landskomitéen for renovering af Fredericia vold.
· De 3 ovenstående udpegede medlemmer, der udgør den midlertidige bestyrelse jf. stiftelsesdokumentet, supplerer bestyrelsen med to øvrige medlemmer, som de finder supplerer bestyrelsens kompetencer, men som ikke må vælges blandt medlemmerne af Fredericia byråd eller andre, som Fredericia byråd eller kommune har bestemmende indflydelse over.
· Borgmesteren udpeger herefter 2 medlemmer af bestyrelsen blandt Fredericia Byråds medlemmer.
· Bestyrelsen kan herefter supplere sig selv med yderligere 1-3 øvrige medlemmer, hvoraf ingen af dem må være medlem af Fredericia byråd eller andre, som Fredericia byråd eller kommune har bestemmende indflydelse over.
Alle bestyrelsesmedlemmer som ikke er borgmesteren i Fredericia Kommune, eller som ikke udpeges direkte af denne, betegnes ”øvrige medlemmer”
Da ovenstående udpegningsmodel alene finder anvendelse ved udpegning af den første bestyrelse, henvises der til punkt 5.3 vedr. alle senere udpegninger eller udskiftninger i bestyrelsen.
5.3 Bestyrelsens medlemmers afgang og udpegning – udover den første bestyrelse – følger følgende principper:
· Borgmesteren i Fredericia Kommune sidder altid i bestyrelsen, og når en ny person bestrider borgmesterembedet, skal denne hurtigst muligt tiltræde i bestyrelsen.
· 2 medlemmer, som udpeges af Fredericia Kommunes borgmester, udpeges for en 4-årig periode, der følger den kommunale valgperiode. I tilfælde af et bestyrelsesmedlem udpeget af borgmesteren ønsker at udtræde i en udpegningsperiode, udpeges et nyt medlem fra byrådet af borgmesteren, for den resterende del af udpegningsperioden.
· Det evalueres årligt på årsmødet om øvrige medlemmer skal udtræde af bestyrelsen og i hvilket omfang der i givet fald skal ske genbesættelse af den ledige plads. Beslutning om, at et øvrigt medlem skal udtræde af bestyrelsen træffes ved simpelt flertal, hvor formandens stemme er afgørende ved stemmelighed. Beslutning om indtræden træffes på tilsvarende vis.
De to medlemmer fra byrådet, udpeget af borgmesteren, kan ikke afgive stemme ved beslutning om udtræden og indtræden af øvrige medlemmer, men kan deltage i evalueringen og sagens behandling.
Ved afstemning om udtræden kan det medlem, som afstemningen omhandler, deltage i afstemning om egen udtræden samt alle øvrige afstemninger på årsmødet, da denne jf. pkt. 5.4 er medlem af bestyrelsen til et nyt medlem er tiltrådt, eller en ny bestyrelse er tiltrådt.
Såfremt der skal stemmes om flere øvrige medlemmers udtræden af bestyrelsen, foregår afstemningernes rækkefølge alfabetisk efter efternavn fra A-Å.
Bestyrelsen er således selvsupplerende, når det gælder de op til 7 øvrige medlemmer af bestyrelsen.
5.4 Et eller alle medlemmer af bestyrelsen udtræder først, når et nyt bestyrelsesmedlem eller en ny bestyrelse er tiltrådt.
5.5 Bestyrelsen konstituerer sig selv, og vælger selv formand og næstformand blandt bestyrelsens medlemmer. Borgmesteren og de to medlemmer borgmesteren udpeger blandt medlemmerne i Fredericia Byråd kan dog ikke vælges som formand for bestyrelsen.
5.6 Bestyrelsen modtager ikke honorar for bestyrelseserhvervet.
6. Bestyrelsens opgaver
6.1 Bestyrelsen har det overordnede ansvar for DSI Museum Fredericias samlede virksomhed, budgetter, regnskaber samt driften i øvrigt.
6.2 Bestyrelsen træffer således de nødvendige beslutninger til sikring af en forsvarlig drift efter reglerne i disse vedtægter og den til enhver tid gældende lovgivning, herunder museumsloven, jf. LBK nr. 358 af 08. April 2014 med senere ændringer, samt bekendtgørelse om økonomiske og administrative forhold for modtagere af tilskud fra Kulturministeriet med senere ændringer.
6.3 Bestyrelsen vedtager en instruks, der beskriver styringen af DSI Museum Fredericias økonomi og klart fordeler ansvaret mellem DSI Museum Fredericias øverste administrative leder, bestyrelse og revision.
6.4 Bestyrelsen er sammen med DSI Museum Fredericias øverste administrative leder ansvarlig for, at offentlige tilskud til museumsvirksomheden anvendes efter deres formål.
7. Bestyrelsesmøder
7.1 Bestyrelsesmøder afholdes mindst fire gange årligt. Formanden indkalder til bestyrelsesmøder med mindst 10 dages varsel med angivelse af dagsorden. To af bestyrelsens medlemmer, DSI Museum Fredericias revisor eller tilsynsmyndigheden kan kræve, at der indkaldes til bestyrelsesmøde til afholdelse inden 14 dage. Bestyrelsesmøder kan indkaldes af formanden med kortere varsel, hvis sagerne, der skal behandles på mødet, ikke tåler opsættelse.
7.2 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne, herunder formanden eller næstformanden, er til stede.
7.3 Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, medmindre andet fremgår i nærværende vedtægt. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende, og i dennes fravær er næstformandens stemme afgørende.
7.4 I bestyrelsens møder deltager DSI Museum Fredericias øverste administrative leder som udgangspunkt som sekretær jf. pkt. 8.7, med mindre andet konkret besluttes. Relevante sag-/fagkyndige kan ligeledes deltage uden stemmeret, såfremt bestyrelsesformanden finder det gavnligt for en eller flere sagers behandling.
7.5 Bestyrelsen fører en protokol over sine forhandlinger. Protokollen underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer. Medlemmer, der ikke deltog i mødet, underskriver protokollen med tilføjelsen "læst". Såfremt et medlem af bestyrelsen ikke er enig i en beslutning truffet af bestyrelsen, har den pågældende ret til at få en kort bemærkning tilført protokollen.
7.6 Et bestyrelsesmedlem skal underrette bestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt medlemmet har en sådan interesse i sagen, at medlemmet er udelukket fra at deltage i bestyrelsens forhandling og afstemning om sagen.
7.7 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, der skal indeholde bestemmelser om inhabilitet og tavshedspligt.
8. DSI Museum Fredericias øverste administrative leder
8.1 Bestyrelsen ansætter og afskediger en øverste administrativ leder til at forestå DSI Museum Fredericias daglige drift. Bestyrelsen fastsætter vederlag og vilkår for den øverste administrative leder.
8.2 Det påhviler bestyrelsen at holde Slots- og Kulturstyrelsen underrettet om, hvem der er øverste administrative leder af DSI Museum Fredericia.
8.3 Den øverste administrative leder forestår, under ansvar over for bestyrelsen, den daglige drift af den selvejende institution. Den øverste administrative leder skal handle inden for de budget- og bevillingsmæssige rammer samt øvrige tilskudsbetingelser, der er fastsat for DSI Museum Fredericia.
8.4 DSI Museum Fredericias øverste administrative leder er med ansvar over for bestyrelsen ansvarlig for forvaltningen af DSI Museum Fredericias indtægter og udgifter, og har sammen med bestyrelsen det økonomiske ansvar.
8.5 Inden for de af bestyrelsen vedtagne rammer og godkendte budget har DSI Museum Fredericias øverste administrative leder dispositionsret. Den øverste administrative leder skal nøje underrette bestyrelsen om driften, ligesom det påhviler ledelsen nøje at overholde de fastlagte budgetter for de enkelte områder/aktiviteter, ligesom overskridelse skal forelægges bestyrelsen, inden overskridelse finder sted.
8.6 DSI Museum Fredericias øverste administrative leder ansætter og afskediger DSI Museum Fredericia øvrige personale inden for de af bestyrelsen vedtagne rammer og godkendte budget.
8.7 DSI Museum Fredericias øverste administrative leder kan ikke være medlem af bestyrelsen.
9. Hæftelse og formueforvaltning
9.1 DSI Museum Fredericia kan modtage tilskud og donationer fra Fredericia Kommune, andre offentlige myndigheder, fonde, sponsorer, private juridiske/-fysiske personer m.v. herunder testamentariske donationer/gaver, samt DSI Museum Fredericias egne indtægter. Fondens egne indtægter har dog et begrænset omfang, sammenholdt med tilskud, hvorfor fonden ikke anses som værende en erhvervsdrivende fond jf. pkt. 3 vedr. tilsyn.
9.2. DSI Museum Fredericia formue, indtægter og eventuelle overskud fra museumsdrift, kan alene anvendes i overensstemmelse med DSI Museum Fredericias formål, jf. pkt. 2.
9.3 DSI Museum Fredericia hæfter alene med sine aktiver overfor de forpligtigelser, som bestyrelsen og den øverste administrative leder lovligt pådrager DSI Museum Fredericia.
9.4 Ejer DSI Museum Fredericia fast ejendom, skal der tinglyses deklaration om, at der ikke kan disponeres over ejendommen ved pantsætning eller salg uden samtykke fra tilsynsmyndigheden.
10. Budget, regnskab og revision
10.1 DSI Museum Fredericias budget- og regnskabsår følger kalenderåret.
10.2 DSI Museum Fredericias budget, regnskab og revision skal følge gældende bekendtgørelse om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet samt gældende bekendtgørelse om museer.
10.3 DSI Museum Fredericias drift vil i overvejende grad blive dækket af offentlige midler, og DSI Museum Fredericia skal årligt udarbejde forslag til budget med tilhørende budgetkommentarer. Dette godkendes af bestyrelsen og videresendes til den tilsynsførende myndighed til godkendelse senest den 1. november. Tilsynsmyndigheden kan forlange at modtage løbende økonomisk rapportering, ligesom denne kan stille yderligere krav og spørgsmål til rapporteringens indhold.
10.4 Budgettet sendes til Slots- og Kulturstyrelsen efter styrelsens retningslinjer.
10.5 DSI Museum Fredericia skal årligt udarbejde årsregnskab og ledelsesberetning. Årsregnskabet skal revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Revisor vælges for 1 år ad gangen, og valg af revisor sker i udgangspunktet på årsmødet. Den samme revisor-/revisionsvirksomhed kan højest udpeges 8 på hinanden følgende gange. Ønskes samme revisor udover den 8. periode, kræves godkendelse fra tilsynsmyndigheden. Der kan dispenseres fra periodebegrænsningen i nærværende punkt med tilsynsmyndighedens samtykke.
10.6 DSI Museum Fredericias reviderede årsregnskab og ledelsesberetning godkendes af bestyrelsen og videresendes påtegnet af bestyrelsen, DSI Museum Fredericias øverste administrative leder og DSI Museum Fredericias revision til den tilsynsførende myndighed til godkendelse senest seks måneder efter regnskabsårets slutning.
10.7 Årsregnskabet sendes til Slots- og Kulturstyrelsen efter styrelsens retningslinjer.
11. Tegningsret
11.1. DSI Museum Fredericia tegnes af formanden for DSI Museum Fredericias bestyrelse og DSI Museum Fredericias øverste administrative leder i forening. Herudover kan formanden og to øvrige bestyrelsesmedlemmer, eller DSI Museum Fredericias øverste administrative leder i forening med 3 bestyrelsesmedlemmer i forening tegne DSI Museum Fredericia.
12. Kvalificeret stemmeflertal
12.1 Beslutning om vedtægtsændringer kræver 3/4 af bestyrelsens medlemmer stemmer for ændringerne, samt at ændringerne godkendes jf. pkt. 12.2 samt af civilstyrelsen, såfremt ændringen kræver sidstnævntes godkendelse efter gældende lovgivning.
12.2 DSI Museum Fredericias vedtægter skal godkendes af tilsynsmyndigheden. Bestyrelsen skal underrette Slots- og Kulturstyrelsen om ændringer.
12.3 Ved større økonomiske dispositioner, herunder køb- og salg af fast ejendom, lånoptagelse eller opsigelse af lejeaftale vedr. DSI Museum Fredericias primære driftssted, skal beslutning herom vedtages ved et beslutningsdygtigt bestyrelsesmøde, hvor minimum 3/4 af bestyrelsen har stemt for.
13. Ophør
13.1. Beslutning om ophør vedtages på samme måde som ved en vedtægtsændring jf. pkt. 12.1
13.2. Ved ophør udpeges en likvidator, som udpeges af bestyrelsen og godkendes af tilsynsmyndigheden og civilstyrelsen, såfremt ændringen kræver sidstnævntes godkendelse efter gældende lovgivning.
13.3. Såfremt DSI Museum Fredericia må ophøre afgør kulturministeren efter forhandling med DSI Museum Fredericias offentlige hovedtilskudsyder, hvorledes man skal forholde sig med samlingerne.
Øvrige dele af formuen, skal benyttes til kulturformål i Fredericia Kommune efter den offentlige hovedtilskudsyders bestemmelse
14. Ikrafttræden
Vedtægterne træder i kraft den 1.1.2024